1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам (далее – Инструкция) в ОАО «Зенит» (далее – общество) разработана во исполнение Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 года № 433-З «Об основах административных процедур» (далее – Закон) в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2009 года № 39 «О порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях» (далее – постановление).

Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по административным процедурам по заявлениям заинтересованных лиц, обратившихся за осуществлением административной процедуры.

2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по отношениям, указанным в абзацах втором–двенадцатом пункта 1 статьи 2 Закона, а также по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, порядок рассмотрения которых регламентируется законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.

3. Делопроизводство по административным процедурам ведется децентрализовано, отдельно от других видов делопроизводства.

4. Делопроизводство по административным процедурам осуществляется должностными лицами структурных подразделений, в должностные обязанности которых входит осуществление административных процедур и назначенные распоряжением руководителя структурного подразделения.

5. Регистрация документов по осуществлению административных процедур в отношении заинтересованных лиц осуществляется с использованием журнальной регистрационно-контрольной формы.

6. Все поступающие в уполномоченный орган заявления заинтересованных лиц, административные жалобы регистрируются ответственными за осуществление административных процедур в день подачи.

7. Повторным заявлениям заинтересованных лиц при их поступлении в общество в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого заявления.

8. Заявление заинтересованного лица, поданное в устной форме, в уполномоченном органе учитывается в журнальной регистрационно-контрольной форме, с соответствующей пометкой «подано устно».

9. Конверты от поступивших заявлений заинтересованных сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заинтересованного лица или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени их отправления и получения.

10. Ход рассмотрения заявления заинтересованного лица, направленные запросы, полученные документы и (или) сведения, результат принятого административного решения по осуществлению административной процедуры, уведомление заинтересованного лица о принятом административном решении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей графе журнала регистрации заявлений и принимаемых решений по осуществлению административной процедуры (далее – журнал).

11. Контроль за рассмотрением заявлений заинтересованных лиц осуществляет руководитель структурного подразделения, в которое поступило заявление.

12. Результат принятого в письменной форме административного решения об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры вносится в соответствующую графу журнала с указанием его даты и номера. В журнале делается соответствующая отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении в случае его направления нарочным (курьером), по почте, в виде электронного документа или иным способом, и дата направления.

13. Контроль завершается, если административное решение об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры принято в письменной форме и направлено заинтересованным лицам.

14. В журнале регистрации заявлений и принимаемых решений по осуществлению административных процедур также делается отметка об отказе в принятии заявления заинтересованного лица, переданного по почте либо в виде электронного документа, или если такое административное решение по требованию заинтересованного лица оформлялось в письменной форме.

15. Заверение копий справки или другого документа, выданного должностными лицами общества по заявлению заинтересованного лица, оформляется в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования копий такой справки или другого документа.

16. На каждом исполненном заявлении заинтересованного лица после принятия уполномоченным органом административного решения (за исключением случая отказа в принятии заявления заинтересованного лица) делается отметка об исполнении и направлении его в дело.

17. Срок хранения заявлений заинтересованных лиц, документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, справок или иных документов, выдаваемых заинтересованным лицам при осуществлении административной процедуры, определяется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

18. Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в подразделении общества в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

19. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неисполненные заявления заинтересованных лиц, а также неправильно оформленные документы по их исполнению в дела не подшиваются.

20. По истечении установленных сроков хранения, документы по осуществлению административных процедур подлежат уничтожению в порядке, установленном главой 17 Инструкции по делопроизводству в ОАО «Зенит».